Privacyverklaring

Welke persoonsgegevens verwerken wij van ‘klanten’ en waarom?

Net als bij onze zakelijke partners verzamelen wij van onze klanten persoonsgegevens d.m.v. persoonlijke contacten, telefoongesprekken en e-mail. Het gaat hierbij ook om contactgegevens, NAW gegevens, overige persoonsgegevens, bedrijfsgegevens en betaalgegevens. Voor klanten gelden dezelfde grondslagen en doeleinden als voor partners.

Naast de hierboven genoemde persoonsgegevens verzamelen wij ook persoonsgegevens wanneer klanten gebruik maken van onze CMS systemen, Webportalen of wanneer je gebruik maakt van het door ons aangeboden Cloud based projectbeheersysteem genaamd Podio. Dit zijn de persoonsgegevens die we via onze online tools verzamelen:

• Accountgegevens: zoals; Aanmeldings-ID/e-mailadres, schermnaam, wachtwoord en accountactiviteit, interne bedrijfscommunicatie refererend aan een persoon.

Toelichting op categorieën persoonsgegevens

Accountgegevens

Waarom verwerken wij jouw gegevens?

Ten behoeve van het uitvoeren van onze bedrijfsactiviteiten, noodzakelijk voor onze dienstverlening.

Rechtmatige grondslag

Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van ‘Websitebezoekers’ en waarom?

Wanneer je onze website Xicero.com bezoekt kunnen wij persoonsgegevens verwerken door gebruik te maken van zogenaamde cookies. Een verdere toelichting over wat cookies zijn en welke wij gebruiken kun je vinden in deze privacyverklaring.

• Websitebezoek gegevens: apparaat-gegevens zoals apparaat-type, IP adres en locatiegegevens; Online gedrag, gegevens over jouw activiteiten op onze website(s).

Toelichting op categorieën persoonsgegevens

Websitebezoek gegevens

Waarom verwerken wij jouw gegevens?

Om onze website te onderhouden en te verbeteren en de prestaties en het gebruik van onze website te bewaken en uw browserervaring te verbeteren.

Rechtmatige grondslag

Rechtvaardig belang en toestemming.

Welke persoonsgegevens verwerken wij van ‘Sollicitanten’ en waarom?

Xicero verwerkt jouw gegevens via het online sollicitatieformulier en het door jou bijgevoegde curriculum vitae (cv). Wij verzamelen ook gegevens door middel van persoonlijke contacten, telefoongesprekken en e-mail. Wij verwerken (net als bij klanten en partners) ook bij sollicitanten de persoonsgegevens; Contactgegevens; NAW gegevens en Overige persoonsgegevens en hanteren voor de verwerking ervan dezelfde doeleinden en grondslagen. Naast de genoemde persoonsgegevens verwerken wij van sollicitanten nog de volgende persoonsgegevens:

• Sollicitatiegegevens: Curriculum Vitae, motivatiebrieven, referenties en getuigschriften.

Toelichting op categorieën persoonsgegevens

Sollicitatiegegevens

Waarom verwerken wij jouw gegevens?

Arbeidsbemiddeling.

Rechtmatige grondslag

Noodzakelijk voor het uitvoeren van een overeenkomst of voor het behartigen van ons rechtvaardig belang.

Bijzondere en gevoelige persoonsgegevens

Wij kunnen gevoelige en/of bijzondere gegevens verwerken wanneer je bij ons solliciteert.

Onder gevoelige gegevens valt o.a. het BSN. Het BSN hoef je niet in je CV te zetten wanneer

je bij ons solliciteert. 

Wij stellen uitdrukkelijk geen prijs op het ontvangen van bijzondere

persoonsgegevens. Onder bijzondere persoonsgegevens verstaan wij informatie over jouw:

godsdienst of levensovertuiging; ras/etnische afkomst; politieke voorkeur; gezondheid;

seksuele leven; lidmaatschap van een vakbond; strafrechtelijk verleden en een pasfoto.

Wij stellen geen prijs op deze gegevens omdat wij deze gegevens niet nodig hebben voor

onze dienstverlening. Indien je er toch voor kiest om bijzondere persoonsgegevens aan ons

te sturen in jouw cv kunnen wij er niet voor instaan dat deze gegevens niet onbedoeld toch

door ons opgeslagen worden. In dat geval gaan wij ervan uit dat je ons toestemming

gegeven hebt om de bijzondere persoonsgegevens te verwerken. Uiteraard heb je te allen

tijde het recht om ons te wijzen op de door u toegestuurde bijzondere persoonsgegevens

en ons te verzoeken om de gegevens alsnog te verwijderen.

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. De bewaartermijn is afhankelijk van verschillende factoren. In sommige gevallen moet Xicero jouw gegevens vanwege een wettelijke verplichting minimaal 7 jaar bewaren. Dit is bijvoorbeeld het geval bij factuur-, order- en betaalgegevens.

Delen van persoonsgegevens met derden

Persoonsgegevens worden verwerkt door onze werknemers, partners of zakelijke relaties. Zo kunnen wij voor het verwerken van uw persoonsgegevens dienstverleners (“verwerkers”) inschakelen die uitsluitend in onze opdracht persoonsgegevens verwerken. Wij sluiten met deze verwerkers een verwerkersovereenkomst die voldoet aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) daaraan stelt. Wij werken bijvoorbeeld met dienstverleners die software bieden en/of hostingdiensten leveren. Verder zijn er ICT-dienstverleners die ons ondersteuning bieden bij het veilig en stabiel houden van onze systemen.

Xicero verleent alleen toegang tot persoonlijke gegevens aan derden op basis van ‘need-to-know ‘. Dit wil zeggen dat een dergelijke toegang gelimiteerd is tot de verwerking van persoonsgegevens welke puur noodzakelijk is voor het realiseren van de vereiste werkzaamheden. Persoonsgegevens worden door ons niet benut en/of beschikbaar gesteld voor commerciële doeleinden of goede doelen.

Daarnaast kunnen uw gegevens door derden buiten de EU worden opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook in het contact met u. Deze partijen zijn “EU-VS Privacy Shield” gecertificeerd, zodat zij zich zullen houden aan de Europese privacyregelgeving.

Cookies

De website van Xicero gebruikt cookies. Een cookie is (deel van) een tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan de website wordt opgeslagen op jouw computer, tablet of smartphone. Wij gebruiken op onze website de volgende cookies:

Functionele cookies

Deze cookies zijn noodzakelijk om jou de diensten en functionaliteiten te kunnen leveren waar je om hebt gevraagd. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren.

Analytische cookies

Deze cookies stellen ons in staat om het aantal bezoekers te herkennen en het bijhouden van bezoekersstatistieken en het surfgedrag van bezoekers op onze website. Wij krijgen hiermee een beter inzicht in het functioneren van de website. Xicero maakt hierbij gebruik van de webanalyse-service van Google Inc. genaamd Google Analytics. Bij het plaatsen van deze cookies registeren wij het IP adres van uw computer. Xicero kan niet zien wie (welke pc) haar website bezoekt. Google kan dit als aanbieder van de dienst wel.

Cookies van derden

Op deze website worden ook cookies geplaatst door derden. Sociale netwerksites gebruiken cookies om de inhoud van sociale plug-ins aan te passen of om te analyseren op welke sites hun gebruikers actief zijn en hoe hun diensten presteren. Hieronder een overzicht van cookies van derden: 

• Google Analytics. T.b.v. relevante advertentiecampagnes, het analyseren van bezoeken en verkeersbronnen en conversietracking.
• Youtube. Voor het kunnen afspelen van embedded video's.
• Linkedin. Wanneer u bij Linkedin bent ingelogd, kan Linkedin via de website van Xicero Communicatie cookies op uw pc plaatsen. Deze cookies worden alleen geplaatst als u tijdens een bezoek aan de Xicero website bent ingelogd op Linkedin en hiervoor toestemming geeft. 

Cookies weigeren

U kunt zelf beslissen of u cookies wilt accepteren of weigeren. U kunt uw browser zo instellen dat u op de hoogte gebracht wordt wanneer er cookies geplaatst worden. Daarnaast kunt u het gebruik van cookies uitzetten in uw browser. Zie hiervoor deze toelichting door de Consumentenbond. U kunt ook informatie vinden onder het ‘help’ menu van uw browser voor het instellen van uw cookie-voorkeuren.

Jouw rechten, gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Recht op inzage

U heeft het recht om te allen tijden uw gegevens op te vragen die bij ons vastgelegd en bewaard worden. Dit doet u door een e-mail te sturen of telefonisch contact op te nemen met Xicero. U krijgt dan een overzicht van uw gegevens.

Recht op rectificatie

Kloppen uw gegevens niet? Of zijn uw gegevens veranderd? U heeft het recht om dit door ons te laten rectificeren.

Recht op overdracht

Mocht u de gegevens nodig hebben die bij Xicero opgeslagen liggen in het geval u overstapt naar een andere partij of dienst, dan heeft u het recht op overdracht. Hierbij dient Xicero al uw gegevens over te dragen aan de andere partij. 

Recht op wissen van gegevens

Wilt u niet langer dat uw gegevens bij Xicero vastgelegd zijn? Dan heeft u het recht op het laten wissen van uw gegevens. 

Recht op stop gegevensgebruik (bezwaar)

Wilt u niet dat Xicero uw gegevens gebruikt? Dan heeft u het recht op het stoppen van het gebruik van uw persoonsgegevens.

Recht op het indienen van een klacht

U heeft het recht om een klacht in te dienen bij Autoriteit Persoonsgegevens, als u vindt dat Techportal niet op de juiste manier met uw gegevens omgaat. Dit kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Het gebruik maken van deze rechten kan door een mail te sturen naar info@xicero.com. Om er zeker van te zijn dat het verzoek door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Wij nemen de bescherming van uw gegevens serieus en nemen passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Hiertoe gebruikt Xicero meerdere beveiligingstechnieken waaronder beveiligde servers, beveiligde SSL verbinding, firewalls, wachtwoorden en fysieke beveiliging van ruimtes waar gegevens zijn opgeslagen.

Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op via info@xicero.com